Animateur d'un Réunion à Distance : Préparation

Une méthode simple et rapide en 5 points pour être prêt à l'instant "T"

 

1/ Check Logiciel 

- Je sais inviter un ou des participants et planifier une réunion.

- Je sais me connecter, couper et activer mon micro, couper et activer la vidéo, partager un document ou un écran

- Je connais les fonctionnalités permettant d'ajouter un participant, de distribuer la parole, d'autoriser ou restreindre les interventions.

 

2/ Check matériel

- Je dispose des éléments papier, chargeurs, documents ou dossiers dont j'ai besoin.

- J'ai ouvert les documents numériques dont j'ai besoin (ou crée un raccourci sur mon bureau pour y accéder rapidement).

- J'ai vérifié ma connexion réseau et ma connexion privative (VPN). 

- J'ai vérifié ce qui sera visible derrière moi (éviter les miroirs, contre-jour, ...).

 

3/ Check Contenu

- L'ordre du jour est établi et a été envoyé aux participants.

- Le timing de chaque point est prévu avec une marge de débordement.

- L'alternance des sujets collaboratifs (construction commune) et descendants (règles et instructions) est prévue.

- Les postures managériales que je veux adopter pour chaque point sont définies. 

 

4/ Déroulement

- Je check la présence des invités ou fais se présenter chaque participant.

- Je rappelle (ou indique) les règles de participation, prise de parole, coupure des micros, ...

- Je désigne (ou rappelle) qui sera chargé du compte-rendu, le délai de production et la forme de partage, ...

- Je rappelle l'ordre du jour et le timing

- Je débute par un tour de table sur "l'état d'esprit" de chaque participant en ce début de réunion.

- Je reformule après chaque sujet les décisions, actions ou étapes suivantes.

- Je veille au respect du timing prévu pour chaque point.

 

5/ Conclusion 

- Je reformule (ou demande au rapporteur de le faire) les décisions, actions ou étapes suivantes pour chaque point.

- Je fais un tour de table de débriefing de la réunion, des points à améliorer pour la suivante, de "l'humeur" de fin de réunion

- Je remercie chacun pour sa participation et rappelle la date de la prochaine réunion.