Pour définir une organisation efficace, la première étape est d'identifier clairement chacune des activités à réaliser.
La liste, qui semble l'outil le plus évident, est à privilégier puisqu'elle demande uniquement papier crayons.
Donc première étape, je liste toutes les activités que je dois réaliser.
Et c'est là que le problème commence, car la liste s'allonge sans fin, avec l'impression d'oublier des choses, auquel s'ajoute l'incohérence puisque les idées surgissent dans notre tête, la main note, mais il n'y a pas de réel fil conducteur et nous produisons une masse de tâches ce qui est parfois désespérant.
Pour être plus efficace il est possible de procéder un peu différemment, en 6 étapes :
- Première étape la réflexion
Prenez quelques minutes pour réfléchir posément aux différentes catégories d'activités qui sont les votre et notez les.
Un classement efficace peut être : messagerie (et oui ! elle vient souvent en premier mais nous avons tendance à l'oublier), réseaux sociaux (idem et pourtant chronophage), dossiers à traiter, réunions à animer, contacts individuels.
- Deuxième étape la segmentation
Pour chacune des catégories lister les tâches qui vous incombent en séparant celle pour lesquelles vous devez produire (Faire), celles pour lesquelles vous êtes concerné (Lire / Etudier) et celles qui sont uniquement informatives.
- Troisième étape le classement
Choisissez l'outil qui vous plait le plus pour classer chaque catégorie et à l'intérieur chaque tâche identifiée.
Vous pouvez utilement vous inspirer de la Matrice d'Eisenhower qui permet de trier en fonction de l'urgence et de l'importance accordée à chaque tâche sur une échelle de 1 à 5 (voir exemple en bas de page).
Il convient à ce stade de ne pas oublier que la Délégation de tâche, lorsqu'elle est possible, est un formidable outil de reconnaissance et de motivation de ses équipiers.
- Quatrième étape répartir les tâches sur la semaine en fonction de leur probabilité de survenance
Par exemple, la réunion hebdomadaire est souvent fixée au même jour et à la même heure, celle que vous animez bien sûr, mais aussi celle qu'anime votre N+1.
Quant aux réseaux sociaux et messageries, elles sont des tâches quotidiennes qu'il faudra "placer" dans chaque journée.
- Cinquième étape, passer de la semaine à la journée pour disposer d'un panorama de votre semaine segmentée par jour
Le plus simple est de prendre une feuille A4 en format paysage et de tracer 7 colonnes, une pour la marge où vous indiquerez les horaires, et 6 colonnes, une par jour du Lundi au Vendredi et une 6ème qui regroupera Samedi et Dimanche.
- Sixième et dernière étape, vérifiez que vous avez bien tout le matériel :
- Vos catégories
- Les tâches de chaque catégorie
- La priorisation en fonction de l'urgence et l'importance sur une double échelle graduée
- Une vision hebdomadaire de vos "obligations"
- Un planning de la semaine segmenté jour par jour
Reste à organiser l'ensemble, c'est la prochaine partie (Accès direct partie II, CLIQUEZ)
Si vous souhaitez des illustrations ou des compléments d'informations contactez-moi par mail en message privé à contact@opsleadership.fr
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