Tout est prêt, il ne reste plus qu'à construire son planning !
Et tout devient simple.
En disposant des grandes catégories d'activités, des tâches associées et priorisées, de la connaissance de sa facilité à les exécuter et de son appétence, de sa préférence de fonctionnement entre matin et après-midi, oui, tout est prêt.
Nous allons donc construire pas à pas votre semaine de travail, qui se répartira en journée, que l'on divisera en deux demi-journées, puis en deux séquences par demi-journée.
Etape 1 : les préalables
- Définir pour chacune des tâches l'objectif, c'est à dire le résultat que vous voulez obtenir une fois l'action réalisée.
La plupart du temps vous n'aurez aucune difficulté à la définir, et parfois c'est un peu plus difficile.
Dans ce cas, posez-vous la question "pour qu'elles raisons j'exécute cette action ?".
En général, cela suffit à clarifier l'objectif.
- Vérifier pour chaque journée le temps réellement disponible pour planifier vos actions.
Cette action est indispensable car elle autorise à elle seule l'efficacité.
Ne prévoyez pour chaque journée que des actions que vous pourrez réellement réaliser.
Si vous en avez trop pour la semaine, vous devrez impérativement passer par une nouvelle priorisation, voire par une remise à plat complète de votre activité, des délégations que vous donnez ou pas, mais c'est un autre sujet.
- Prévoyez dans chacune de vos plages de travail d'1 heure que seules 50 minutes seront réellement utilisées.
En effet, au-delà du temps de concentration sur un même sujet, vous devez impérativement consacrer 1/6ème de votre temps à traiter votre messagerie et vos réseaux sociaux, pour vous consacrer pleinement et totalement au sujet que vous avez prévu de traiter.
- Définissez à quel moment de la journée vous préférez traiter les dossiers qui vous demandent beaucoup d'énergie en fonction de vos préférences (voir Mon Orga Perso Part 2)
Etape 2 : le matériel
Munissez vous d'une feuille A4 en format paysage sur laquelle vous tracez votre semaine de travail.
Elle est donc composée d'une 1ère ligne où sont positionnés les jours de la semaine.
Une colonne à gauche où vous positionnez les tranches horaires sur 5 espaces : 1ère tranche du matin, 2ème tranche du matin, pause méridienne, 1ère tranche de l'après-midi, 2ème tranche de
l'après-midi, et un dernier espace assez large pour votre prise de note (exemple ci-dessous).
Etape 3 : la construction
- Commencez par positionner les obligations (réunions avec votre N+1 par exemple où déplacement, ...)
- Positionnez les Tâches "Urgentes et Importantes" définies dans "Mon Orga Perso Part 1" en fonction de vos préférences et appétences.
- Complétez par les sujets "Importants et non Urgents" que vous positionnez en fonction du niveau de difficulté à les réaliser et de la charge de la journée.
- Vérifiez pour chaque jour : la charge que vous vous imposez et les objectifs à atteindre pour la journée.
- Une fois satisfait du résultat, passez à la semaine suivante
Une bonne pratique est de procéder à la planification de 4 semaines consécutives, en fixant quasi définitivement les deux premières et en projetant les deux dernières, c'est à dire en les considérant comme provisoires.
Il ne vous reste plus qu'à essayer cette nouvelle planification.
Si vous souhaitez des illustrations ou des compléments d'informations contactez-moi par mail en message privé à contact@opsleadership.fr
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